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Enriquecer el documento


1. Añadir imágenes

Para insertar una imagen en un documento, coloque el punto de inserción donde desee y active el menú Insertar. Haga clic en Imagen y escanee la estructura de árbol para encontrar su imagen (casi todos los formatos gráficos son compatibles). Seleccione una imagen y haga clic en Insertar. Por defecto, toma todo el ancho de la pantalla, pero puede reducirlo moviendo los pequeños cuadrados colocados en sus bordes. Para mantener la relación de aspecto original (ancho/alto) de la imagen, mueva sólo la esquina inferior derecha.

2. Ahorra espacio en disco

Una vez insertada la imagen, notará un aumento significativo en el tamaño del documento de Word. Para evitar esto, puede añadir no la imagen en sí, sino un enlace a ella. Para ello, en el cuadro de diálogo Insertar imagen, una vez seleccionada la foto, desplácese hacia abajo por la lista Insertar y seleccione Enlace a archivo. El resultado obtenido parece idéntico al obtenido en el párrafo anterior. Si bien esta técnica reduce significativamente el tamaño del archivo de Word, para algunos va acompañada de una restricción redhibitoria: la imagen debe permanecer en su carpeta original. Solución que debe excluirse si tiene la intención de enviar el documento a otras personas.

3. Ajuste la posición de la imagen

Por defecto, la imagen, incluso si se reduce, bloquea todo el ancho de la página: el texto sólo se coloca por encima o por debajo. Su página será más agradable de ver si la imagen «se ahoga» en el texto. Para ello, haga clic en la imagen. El menú Formato se activa automáticamente. Haga clic en Ajuste de texto y elija la opción de cuadrado. Ahora puede arrastrar la imagen: el texto se ajusta automáticamente a su alrededor. Dado que las columnas de texto son estrechas, es mejor permitir que Word corte automáticamente las palabras – este punto se detalla más adelante – en el párrafo Permitir separación silábica entre palabras. Tenga en cuenta que los marcos situados en el menú Formato le permiten dar a la imagen un efecto particular, por ejemplo, un relieve con sombreado.

4. Insertar un esquema o dibujo

Otra forma de ilustrar su documento es añadir un dibujo. Para ello, active el menú Insertar, haga clic en el botón Formas y seleccione Nueva área de dibujo. Vuelva a activar el botón Formas, elija un patrón (redondo, rectángulo, flecha, diamante…) y dibújelo con el ratón en el área de dibujo. A continuación, utilice los botones del menú Formato para modificar su color, apariencia, presentación…. Entre las formas, aquellas cuyos nombres empiezan por Conector… juegan un papel particular: le permiten conectar dos formas mediante un enlace que permanece unido a ellas cuando se mueven. Tenga cuidado, cuando dibuje un conector de este tipo entre dos formas, asegúrese, antes de fijar el origen o el extremo de este conector soltando el botón del ratón, de que el cursor contiene un pequeño círculo blanco: esto es un signo de que el conector está «unido» a un punto de anclaje de una figura. Al soltar el ratón, el círculo se vuelve rojo.

5. Crear cuadros de texto encadenados

Entre las formas que se pueden insertar, los cuadros de texto tienen una ventaja: permiten colocar títulos o párrafos cortos en cualquier parte de la página. Pero, como estos campos tienen un tamaño fijo, no se sabe de antemano cuánto texto pueden recibir. Una solución para resolver el problema es encadenar dos cuadros de texto. De esta manera, la parte del texto que no encaje en el primer campo se colocará automáticamente en el segundo (este tipo de maquetación es muy útil en la maquetación de un periódico). Para utilizar este efecto, cree dos cuadros de texto, haga clic con el botón derecho del ratón en el borde del primer cuadro (no dentro) y seleccione Crear un vínculo entre los cuadros de texto y, a continuación, haga clic en el segundo cuadro. Del mismo modo, puede crear un enlace entre este segundo campo y un tercer campo, etcétera.

6. Utilizar un diagrama SmartArt

Una importante novedad de Office 2007, SmartArt, son los diagramas de aspecto profesional que se pueden añadir a un documento y luego personalizar. Para ello, active el menú Insertar y haga clic en SmartArt. Elija una plantilla y haga clic en Aceptar. A continuación, simplemente rellene los cuadros de texto y modifique cada bloque (color, relleno, orientación, tamaño, borde…). Las manipulaciones son tan sencillas que no las detallaremos más.

7. Aprende a usar el editor de ecuaciones

No es fácil escribir una fórmula matemática, química o física, porque los elementos no están alineados como el texto clásico. Para ello, el editor de ecuaciones es muy útil, pero se necesita cierta práctica para dominar esta herramienta tan poderosa. Tenga cuidado, el editor es puramente gráfico: no realiza ningún cálculo o verificación de consistencia. Para utilizarlo, active el menú Insertar y haga clic en Ecuación. Aquí, por ejemplo, es cómo insertar la fórmula de Einstein que da la masa de un cuerpo de acuerdo a su velocidad: M = M0 / raíz (1 – v2/c2). En el campo ecuación, escriba M =. Haga clic en Fracción y elija la primera plantilla. Haga clic en el numerador. Haga clic en Script y elija la segunda plantilla (la que le permite insertar una letra con una pista). Escriba M en el cuadrado grande y 0 en el pequeño.

Haga clic en el denominador de la fracción y luego en el botón Radical y elija el primer modelo. Seleccione el cuadrado debajo de la raíz. Escriba 1- luego, en el menú Diseño, haga clic en Fracción y elija la primera plantilla. Proceder de forma similar para colocar v2 en el numerador de la fracción y c2 en su denominador. Finalmente, haz clic fuera de la ecuación para validarla.

8. Ordenar el texto en columnas

Para darle a su texto un aspecto de «diario», colóquelo en columnas. Para ello, seleccione el texto a partir (escriba Ctrl + A para seleccionar todo el documento). Active la pestaña Diseño, haga clic en Columna y seleccione Otras columnas (incluso si los menús ya le ofrecen el número deseado de columnas). Determine el número de columnas y seleccione Aplicar a: texto seleccionado. Puede elegir columnas idénticas o establecer el ancho de cada una. Finalmente, haga clic en Aceptar.

9. Permitir la separación silábica entre palabras

A veces los párrafos de su texto son muy estrechos, ya sea que haya adoptado grandes márgenes horizontales o dividido el texto en columnas. En este caso, como Word, por defecto, nunca corta palabras, puede tener espacios antiestéticos, especialmente si el texto se justifica a diestra y siniestra (como el periódico que está leyendo). Para evitarlo, active el menú Configuración de página, haga clic en Ruptura de palabras y seleccione Automático. Word corta automáticamente las palabras que son demasiado largas con guiones, respetando las reglas de la gramática francesa. Por supuesto, estas roturas desaparecen tan pronto como ya no son necesarias.

10. Establezca el espacio entre los caracteres

¿Ha elegido una fuente y un tamaño de fuente, pero no puede obtener un título que ocupe exactamente un ancho predefinido? Se puede jugar con la «caza»de las letras, es decir, su espaciado. Para ello, seleccione una parte del texto, haga clic con el botón derecho y seleccione Fuente. Habilite la pestaña Espacio entre caracteres. Seleccione un tipo predefinido o escriba un valor porcentual directamente (100% representa el valor actual). Finalmente, confirme con OK.

11. Insertar fuentes TrueType en el documento

Si ha utilizado fuentes especiales en su documento, es probable que el texto se distorsione cuando lo comparta con otras personas. De hecho, si estas fuentes no están instaladas en los ordenadores de sus destinatarios, serán reemplazadas por fuentes estándar (Arial, Courier New…), que modificarán la apariencia del documento, o incluso su diseño, ya que no todas las fuentes tienen el mismo ancho.

Para garantizar la integridad del texto, especifique que las fuentes TrueType deben guardarse en el documento. Esto resultará en un ligero aumento en el tamaño del archivo (aproximadamente 100 KB por cada fuente no estándar utilizada). Para ello, haga clic en los botones de Office y, a continuación, en Opciones de Word. Active la pestaña Grabación. Marque la opción Incrustar fuentes…. y las dos opciones a continuación. Por último, confirme con Aceptar. El texto entonces viajará con sus fuentes!

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