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1. Seleccionar texto fácilmente

En la mayoría de los casos, las funciones que utiliza se aplican sólo a la parte seleccionada (o contrastada) del texto, la que se muestra en un fondo azul. Por lo tanto, es importante conocer todas las sutilezas de este comando de selección. Así, un doble clic selecciona la palabra actual (la que contiene el puntero), mientras que un triple clic selecciona el párrafo completo. Mover el ratón al borde izquierdo de la pantalla: el puntero cambia de dirección (la flecha apunta a la derecha): un simple clic selecciona la línea actual, y un doble clic en el párrafo actual. Las combinaciones Mayúsculas + Ctrl + Inicio y Mayúsculas + Ctrl + Fin respectivamente le permiten seleccionar todo el texto desde la posición actual del puntero hasta el principio o final del texto. Finalmente, Ctrl + A selecciona el documento completo.

2. Crear abreviaturas

Si tiene que introducir a menudo un nombre como Association des Amateurs de Modélisme du Cantal, ahorrará tiempo sustituyendo una abreviatura, por ejemplo AAMC. Al introducir esta última, se sustituirá automáticamente por el nombre completo. Para ello, el procedimiento con Word 2007 difiere de las versiones anteriores. Haga clic en el botón Oficina en la parte superior izquierda, luego en Opciones de Word. En la ventana que aparece, active la pestaña Verificación y haga clic en Opciones de corrección automática. En el campo Reemplazar, introduzca AAMC (en mayúsculas o minúsculas, no importa). En el campo Par, escriba Association des Amateurs de Modélisme du Cantal (aquí, en cambio, las mayúsculas son significativas). Haga clic en Añadir. Su abreviatura se coloca en la lista. Aproveche la oportunidad de navegar por esta lista y eliminar, mediante el botón Eliminar, las sustituciones que ya no desee. Finalmente, haga doble clic en Aceptar. A partir de ahora, en cualquier documento, cuando escriba AAMC o aamc seguido de un espacio o un signo de puntuación, esta abreviatura se sustituirá por el nombre completo. ¿Desea escribir las cuatro letras AAMC en un texto sin sustitución? Simplemente escriba Ctrl + Z justo después de que sean reemplazados por el texto completo, encontrará sus cuatro caracteres sin cambios.

3. Ajustar la corrección automática

Puede que lo hayas notado: Word toma muchas iniciativas cuando tecleas texto. ¿Un ejemplo? Iniciar una línea con un número seguido de un guión, por ejemplo 1- Historia. Word considera que está comenzando una lista numerada. Tan pronto como cruzas la línea, entra 2-. Del mismo modo, si escribe tres guiones seguidos, el software traza una línea horizontal a lo ancho de la página. Si estas sustituciones le molestan, puede desactivarlas individualmente. Para ello, abra la ventana mencionada en el párrafo anterior (botón Oficina, Opciones de palabra, Verificación, Opciones de corrección automática), active la pestaña Al escribir y desmarque algunas acciones, por ejemplo, Listas automáticas numeradas. Confirme dos veces con OK.

4. Elige la configuración de la pantalla

Varias funciones de Word le permiten introducir texto más cómodamente. Empiece seleccionando el modo de visualización mediante los botones situados en la parte inferior derecha de la ventana de Word.

El modo página muestra el documento tal y como se imprimirá. Pero, en este modo, las líneas no siempre ocupan todo el ancho de la pantalla. Para mostrar más texto, primero active el modo Borrador. A continuación, haga clic en el botón Oficina, seleccione Opciones de Word, active la pestaña Funciones avanzadas y marque Mostrar texto ajustado a la ventana del documento. Confirme con OK. Otro consejo: un simple clic en la línea gris horizontal entre dos páginas oculta (o vuelve a mostrar) los márgenes verticales de estas páginas, dejando más espacio para el texto.

5. Usar el portapapeles de la oficina

Al cortar datos de un documento para pegarlos o copiarlos, se utiliza el Portapapeles de Windows. Pero hay un vacío: los datos que pones allí borran los datos que ya estaban allí. En otras palabras, el Portapapeles sólo recibe un contenido a la vez. Esta restricción desaparece con el Portapapeles de Office (lo llamaremos PPO).

Para visualizarlo, active el menú Inicio y haga clic en el botón a la derecha de la palabra Portapapeles. El PPO se abre en un panel en el lado izquierdo de la pantalla. A partir de ahora, cada vez que copie o pegue contenido (parte de texto, imagen, esquema…), aparecerá como una miniatura en el PPO. Verá las primeras líneas del texto pegado o un rectángulo si es una imagen. Puede pegar el contenido de uno de los elementos en cualquier lugar. Para ello, en el documento, coloque el punto de inserción en la ubicación de destino. En el PPO, haga clic en la flecha junto al elemento que desea insertar y seleccione Pegar. El PPO puede contener hasta 24 elementos simultáneamente. Pero ten cuidado: su contenido se borra cuando dejas Word. Además, sólo se puede utilizar con el software de Office (Word, Excel, PowerPoint).

6. Buscar y reemplazar caracteres especiales

La función Buscar/Reemplazar contiene sutilezas que a menudo son desconocidas y, sin embargo, sorprendentemente prácticas, por ejemplo, para reemplazar caracteres especiales. Se abre un documento que contiene una lista en la que cada línea termina con un final de párrafo (el producido por la tecla Intro del teclado). ¿Cómo agrupar esta lista en un solo párrafo, es decir, sustituir las marcas de párrafo por espacios? Seleccione la lista, active el menú Inicio y haga clic en Reemplazar. Haga clic en Más>>>>. Ahora haga clic en Especial y elija Marca de párrafo. Aparece el símbolo ^p. Haga clic en el campo Reemplazar con y escriba un espacio. Finalmente, haga clic sucesivamente en Reemplazar todo, No y Cerrar.

7. Usar comodines

En un texto, usted busca todos los términos relacionados con la química, tales como química, química, químico? Active el menú Inicio y haga clic en Buscar. Haga clic en Más>> si las opciones avanzadas aún no se muestran y luego marque Usar comodines. En el campo Buscar, escriba chimi y haga clic en Siguiente varias veces. Word escanea el texto y muestra todas las palabras que comienzan con las cinco letras chemi. Por lo tanto, el asterisco sustituye a un grupo de caracteres de cualquier longitud. Si hay un número fijo de caracteres faltantes, sustitúyalos por otros tantos signos de interrogación. Así, una búsqueda sobre la palabra a????? encontrará las palabras avaro, abuso, ácido? (una a, tres letras y luego una e). Incluso es posible especificar la posición que ocupan los caracteres buscados en la palabra. Por lo tanto, una búsqueda de <(pays)> sólo encontrará palabras que empiecen por país (paisaje, pero no fuera de lugar). Utilizando los corchetes, puede especificar que una letra de una palabra debe estar dentro de dos límites. De este modo, al buscar la palabra ma[g-n]ie, encontrarás magia y manía, pero no maría porque, en esta última palabra, r está fuera del rango g a n. Atención: las letras del rango deben aparecer en orden alfabético (g-n y no n-g).

8. Sustituir un formato por otro

He aquí un último y poco conocido uso de la función Reemplazar. Ya no se trata de sustituir palabras o caracteres por otros, sino de buscar una fuente o un formato de párrafo en particular. Ejemplo: En un documento, ha elegido un tamaño de fuente de 10, excepto en unos pocos pasajes escritos en el cuerpo 12. Desea mostrarlos en tamaño 10, pero póngalos en negrita para distinguirlos del resto. Esto se puede hacer en un solo pedido. Abra la ventana Reemplazar. Haga clic en el campo Buscar pero no introduzca nada en él ni elimine lo que ya está allí. Haga clic en el botón Formato y seleccione Fuente. En la ventana que aparece, seleccione un tamaño 12, no toque los otros campos y haga clic en Aceptar. Las palabras Fuente: 12 pt se muestran debajo del campo. Ahora haga clic en el campo Reemplazar con y active de nuevo Formato, Fuente. Elija un tamaño 10 y estilo Negrita y haga clic en Aceptar. La ventana debería tener este aspecto. Haga clic en Reemplazar todo. De este modo, se pueden realizar todas las sustituciones en formatos imaginables.

9. Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido

A diferencia de las versiones anteriores, Word 2007 ya no permite modificar el contenido de la Cinta, la nueva barra de herramientas universal. Su único recurso es modificar la barra de acceso rápido en la parte superior izquierda de la pantalla. Para ello, haga clic en la flecha a la derecha de esta barra y seleccione Otros comandos. En la ventana que aparece, seleccione cada comando para insertar en la barra y haga clic en Agregar>>>. Finalmente, confirme con OK.

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