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Gestionar los datos con la base de datos


Paso 1: ¿Qué es una base de datos?

Con la hoja de cálculo, sólo se gestiona una colección (o tabla) a la vez. Un programa especial, llamado Database Manager (DBMS) es necesario si necesita abrir varias tablas simultáneamente y conectarlas, por ejemplo, clientes, productos, proveedores, etc. o realizar investigaciones o cálculos sobre ellas. Todas estas tablas, consultas para consultar y calcularlas, se denominan bases de datos.

Paso 2: Cree su primera base de datos

Inicie la base de datos, marque Crear base de datos y haga clic en Finalizar. A continuación, dé un nombre a su base de datos y elija una carpeta para guardarla. Ahora creará su primera tabla (Clientes). Haga clic en Usar asistente para crear una tabla. Marque Personal y, a continuación, en la lista Ejemplos de tabla, marque Direcciones. El asistente propone una lista de los campos más comunes para una tabla de personas. Seleccione los campos Nombre, Apellido, Dirección, Código postal y Ciudad de la tabla y haga clic en Siguiente.

Paso 3: Agregar o eliminar campos

Añadamos un campo numérico para almacenar las contribuciones pagadas por los clientes. En la ventana principal de la base de datos, haga clic con el botón derecho del ratón en la tabla de Clientes y seleccione Editar. Se visualiza la estructura de tabla. En la primera línea en blanco, introduzca Contribución. En Tipo de campo, seleccione Número[NUMÉRICO] y, a continuación, escriba 2 en el campo Decimales a continuación. De la misma manera, añada un campo ClientSince al que le dará el tipo Date. Para borrar un campo, haga clic con el botón derecho en su nombre y seleccione Borrar. Archivar, Guardar y cerrar la ventana.

Paso 4: Dibujar un formulario

En lugar de introducir datos directamente en la tabla, es mejor utilizar un formulario. En la ventana Base de datos, haga clic en Formulario y marque la opción Utilizar el asistente de creación de formularios. En la ventana que aparece, seleccione la tabla Clientes y haga clic en >> para incluir todos los campos en el formulario. Haga doble clic en Siguiente. En la ventana Disposición, seleccione Columnas, Etiquetas en la parte superior. Haga clic en Siguiente. Marque La forma debe mostrar todos los datos. Haga clic en Siguiente. Elija un estilo gráfico para el formulario, por ejemplo Azul metálico con bordes 3D, haga clic en Siguiente, dé el nombre Saisie_Clients al formulario y valide. Se abre en pantalla completa.

Paso 5: Introducir datos

Para usar su formulario, haga doble clic en él para abrirlo y comenzar a escribir. Tan pronto como se completa un formulario, se guarda, el formulario está vacío y se puede introducir el siguiente. Para desplazarse por los archivos, utilice los botones de la parte inferior de la ventana (Primero, Anterior, Siguiente, Último).

Paso 6: Crear una solicitud

Una base de datos sólo es de interés si puede contener información fácilmente. En nuestro ejemplo, buscamos clientes que hayan pagado más de 100 euros en contribuciones. Para ello, se creará una consulta. En la ventana principal de la base de datos, haga clic en Consultas en el panel izquierdo y, a continuación, en Crear consulta en modo aproximado. Se abre la ventana Tabla. Haga clic en Agregar para colocarla en el panel superior y, a continuación, haga clic en Cerrar. Arrastre la línea entre los dos paneles hacia abajo y, a continuación, amplíe la ventana de la tabla de Cliente para mostrar todos los campos. En el panel inferior, ahora especificará las columnas (campos) que desea mostrar arrastrándolas desde la tabla de Clientes a este panel. Por supuesto, no es obligatorio mostrar todos los campos.

Paso 7: …. y especifique sus criterios

Es el colgajo inferior el que recibe las condiciones. En la columna Contribución, en la línea Criterios, escriba >100 y pulse Intro. Haga clic en el botón Guardar, asigne a la consulta el nombre Cotis100 y luego cierre la ventana de consulta. En la ventana Base de datos, haga doble clic en Cotis100. Verás una lista de personas cuyas aportaciones superan los 100 euros.

Paso 8: Añadir condiciones

Entre las personas que pagan más de 100 euros, usted está buscando a los que viven en Nancy. Por lo tanto, debe añadirse una condición. En la ventana principal de la base de datos, haga clic con el botón derecho en Cotis100 y seleccione Editar. Como en el caso anterior, introduzca Nancy en la línea Criterio de la columna Ciudad. Se pueden añadir otras condiciones en las líneas o más abajo. Así, añadiendo las ciudades de Lille, Estrasburgo y Orleans, usted mostrará las personas que residen en una de estas cuatro ciudades. Recuerde, en este caso, repetir el criterio >100 en la columna Contribución frente a cada una de las cuatro ciudades, de lo contrario este criterio sólo se aplicará a la primera ciudad. En otras palabras, se mostraría a las personas de Nancy que pagan más de 100 euros en contribuciones…. y a TODAS las personas de Lille, Estrasburgo y Orleans, independientemente de su contribución.

Paso 9: Establezca la lista de sus clientes

Este es otro punto fuerte de las bases de datos: la creación de informes totalmente personalizables (lista de campos mostrados, encabezado y pie de página, estilo gráfico, criterios de clasificación, cálculo y visualización de totales y subtotales….). Para obtener una visión general, vuelva a la ventana principal de la base de datos. Haga clic en Informes y, a continuación, en Usar asistente para crear el informe. Haga clic en >> para añadir todos los campos y, a continuación, haga clic en Siguiente. Escriba el nombre que debería aparecer en la parte superior de cada columna (por defecto, es el nombre del campo). Haga clic en Siguiente. En el paso Agrupación, puede pedir que se clasifiquen los clientes según un criterio, por ejemplo, por ciudad. En el siguiente paso, usted especificará el diseño (agrupando los diferentes registros por página). Por último, asigne un nombre al informe (Estado del cliente) y validar. Ahora, un doble clic en Estado de Cliente lanza el informe en una ventana, cuyo contenido puede imprimir.

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