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Gestionar una pequeña base de datos con Excel


1 – Ordenar los elementos

Cualquier tabla en Excel puede ser considerada como una base de datos. Sólo hay que respetar algunas condiciones: poner un campo por columna, no dejar ninguna fila o columna en blanco en la lista, reservar la fila superior para los nombres de los campos. Por convención, llamaremos FICHA a una línea en la tabla (un cliente, un producto…).

En nuestro ejemplo, la base ocupa las columnas A a J y las filas 1 a 2001. Un consejo: dar un nombre a toda la tabla (incluyendo el encabezado), por ejemplo MaBase: esto no es necesario pero simplifica las fórmulas.

2 – Facilitar la consulta

Si su base de datos contiene varios cientos de registros, es preferible que la línea superior, la que contiene los nombres de los campos, permanezca siempre visible. Para ello, seleccione la línea 2, active el menú Ver. Haga clic en Congelar los obturadores y luego haga clic de nuevo en el botón Congelar los obturadores. Incluso cuando la hoja se desplaza, la línea 1 permanecerá en la parte superior de la pantalla.

3 – Añadir un formulario

Para agregar o modificar registros en su tabla, el formulario es más conveniente que la entrada directa. Pero esta función está oculta en Excel 2010. Para que aparezca, haga clic en el botón a la derecha de la barra de herramientas de acceso rápido y seleccione Otros comandos. Desplácese hacia abajo en la lista Órdenes actuales y seleccione Todas las órdenes. Seleccione Formulario y haga clic en Agregar, luego haga clic en Aceptar.

4 – Introducir o modificar datos

Selecciona cualquier celda de tu tabla y haz clic en el ícono de Formulario que acabas de agregar. La ventana que se abre le permite editar un registro a la vez. Utilice los botones Siguiente y Anterior para acceder a los registros vecinos.

Para añadir uno, haga clic en Nuevo y rellene todos los campos. Este formulario se colocará, en su base de datos, en la primera línea libre. No se preocupe por el orden de llegada de los registros en su base de datos: no es importante.

5 – Compruebe la entrada

El formulario visto en el paso anterior es práctico, pero tiene un defecto: no comprueba los datos introducidos. ¿Ha introducido alguna vez una fecha en lugar de un importe o viceversa? Es mejor evitar estos errores tan pronto como se introducen. Tomemos un ejemplo: en los dados del campo Fecha de nacimiento (columna D), sólo se aceptan fechas entre el 01/01/1910 y el 31/12/1995. Seleccione toda la columna D (haciendo clic en esta letra encima de la columna). En el menú Datos, haga clic en Validación de datos.

En la ficha Opciones, desplácese hacia abajo por la lista Permitir y seleccione Fecha. En Fecha de inicio tipo 01/01/1910 y 31/12/1995 en Fecha final. A continuación, active la pestaña Alerta de error y escriba el mensaje que debería aparecer si lo introduce de forma incorrecta: la fecha de nacimiento debe estar dentro del intervalo 1910-1995. Confirme con OK. Ya no es posible introducir un valor fuera de este rango, con o sin el formulario.

6 – Utilizar una lista cerrada

A menudo, sólo se permite un cierto número de valores predeterminados en un campo. Por ejemplo, el campo Office debe tener sólo uno de los siguientes valores: París, Lille, Burdeos o Toulouse. Así es como funciona: en una ubicación libre en su tabla (mejor: en otra hoja de papel en el mismo libro de trabajo), escriba estas cuatro ciudades en celdas consecutivas en la misma columna. Vuelva a la hoja de datos y seleccione el campo a verificar (columna J en nuestro ejemplo). Como en el caso anterior, abra la ventana Validación de datos. En la lista Permitir, seleccione Lista. Haga clic en el pequeño punto rojo a la derecha de Fuente, seleccione la lista que acaba de escribir y haga clic en ese punto rojo de nuevo. Por último, confirme pulsando Intro. Ahora, aparece una pequeña lista de opciones cada vez que se selecciona una celda en la columna J.

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