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Hacer tablas con Calc


Paso 1: Compruebe la entrada

No es fácil encontrar un valor incorrecto en una tabla. Es mejor evitarlos tan pronto como los introduzca, estableciendo límites o condiciones a los valores permitidos en las celdas. Por ejemplo, se decide que la columna Tienda de una lista sólo debe contener Lille, Nantes o Burdeos. Seleccionar la celda y desplegar el menú Datos, Validez, Criterios. En la lista Permitir, seleccione Lista, marque Mostrar lista de selección y, en el campo Entradas, escriba los tres nombres de ciudad, cambiando a la línea cada vez. Validar. Cuando selecciona la celda, un tooltip muestra los tres valores sugeridos. Advertencia: las otras funciones de este comando (Números enteros, Fecha…) no funcionan correctamente. Para evitar, por lo tanto!

Paso 2: Priorizar los datos en el modo de planificación

En una tabla, puede agrupar las filas (o columnas) por entidades lógicas. A continuación, puede ocultar estas entidades para mostrar sólo su nombre (o total) o, por el contrario, mostrarlas por completo. Así, en el ejemplo de al lado, las líneas 3 a 6 son detalles de la sección Equipo de Jardinería, cuyos totales se muestran en la línea 2. Seleccione las líneas 3 a 6 y desplácese hacia abajo Datos, Plan de Grupo, Grupo.

Un segmento a la derecha, en el panel izquierdo, aparece frente a las cuatro líneas. Haga clic en el signo : el grupo está oculto y el se convierte en un +. Haga clic en este símbolo para que el grupo vuelva a aparecer. Haga lo mismo para los otros grupos de filas que deben agruparse (el principio es el mismo para las columnas). Los botones 1, 2, …. en la esquina superior izquierda le permiten elegir el grado de detalle a visualizar: haciendo clic en 1, sólo se muestran los totales. Seleccione 2 para visualizar los detalles. De este modo, se pueden anidar hasta nueve niveles jerárquicos.

Paso 3: Consolidar los datos

A partir de una lista, Calc puede crear una tabla que agrupe los elementos por categorías insertando totales y subtotales. Esto es el equivalente a la función de las Tablas Pivotantes de Excel – pero mucho menos potente, desafortunadamente. Coloque el cursor en la lista y desplácese hacia abajo Datos, Tabla de controladores, Crear. Seleccione Selección activa y haga clic en Siguiente. En la ventana Tabla de controladores, arrastre los campos de las secciones Campos de columna y Campos de línea para agrupar valores. Finalmente, arrastre un campo (numérico) al marco Campos de datos. Por defecto, Calc propone aplicarle la función Suma. Si prefiere otro cálculo, por ejemplo Promedio, haga clic en el botón Suma – Nnnn (Nnnn es el nombre de su campo), luego en Opciones y seleccione la función a aplicar. Finalmente, haga clic en Aceptar: Calc y cree una tabla con una o dos entradas.

Paso 4: Ejecutar la hoja de cálculo al revés

Normalmente, con una hoja de cálculo, se crea una fórmula de cálculo y se observa el valor que toma al variar las celdas que utiliza. Calc puede trabajar hacia atrás: se impone un valor numérico en una fórmula y se le pide al programa de hoja de cálculo que modifique una de las celdas que utiliza la fórmula. Para utilizar esta herramienta, seleccione la fórmula y desplácese hacia abajo Herramientas, Búsqueda de valor previsto. Introducir en Valor objetivo el número que debe alcanzar la fórmula, designar la celda a modificar en el campo Celda variable y confirmar con OK. Si hay una solución, Calc la muestra. Haga clic en para escribirlo en la celda de la variable.

Paso 5: Analizar las fórmulas de cálculo

¿Sus fórmulas no dan el resultado esperado? Calc le ofrece herramientas de diagnóstico que son muy fáciles de usar. Seleccione la fórmula incorrecta y baje el menú Herramientas, Auditoría, Historial de pista. Calc luego dibuja flechas azules entre la fórmula y las celdas que utiliza. Fácil entonces, detectar si una célula no es la correcta. Observe la función Modo de llenado, en el mismo menú, que le permite dibujar flechas de varias fórmulas.

Paso 6: Administrar listas

La hoja de cálculo no sólo se utiliza para los cálculos: puede utilizarse para crear colecciones, buscar datos y extraer estadísticas. Cualquier tabla es similar a una lista, siempre que la primera línea contenga los nombres de los campos (uno por columna) y que no haya ninguna línea o columna en blanco.

Para clasificar la lista, vaya al menú Datos, Clasificar: puede especificar hasta tres claves de clasificación. El menú Datos, Filtro, Autofiltro añade un pequeño símbolo en la parte superior de cada columna. Haga clic en este símbolo: puede filtrar la base de datos, es decir, mostrar sólo las líneas cuyo contenido cumple una condición, por ejemplo Ciudad=Rochefort. Al colocar varios criterios en diferentes columnas, puede realizar un filtrado muy preciso del contenido de su lista.

Paso 7: Cree sus propios formatos digitales

Calc te da una gran libertad en la forma de presentar el contenido de las celdas. ¿Los formatos predefinidos (Fecha, Hora, Moneda...) no son suficientes para usted? Crea el tuyo propio! A continuación se muestra, por ejemplo, cómo visualizar Importe con impuestos incluidos = 1.254,30 € en una celda que contiene el número 1254,3. Haga clic con el botón derecho en esta celda y seleccione Formatear celdas. En la lista Categoría, seleccione Definido por el usuario. En el campo Descripción de formato, escriba «Importe con impuestos incluidos» # ####0.00″ €». Tenga en cuenta que este código se compone de tres partes: el principio y el final son textos entre comillas: se mostrarán tal cual. En cuanto al bloque central (# ##0,00), especifica que el contenido de la celda debe visualizarse con una separación en tres dígitos y dos decimales. Con estos códigos (¡casi idénticos a los de Excel!), puede mostrar un número en casi cualquier aspecto.

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