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Importación de datos de texto


Cuando usted recibe extractos bancarios, listas u otros datos encriptados, rara vez son directamente utilizables por un programa de hoja de cálculo. De hecho, muchas organizaciones, como el INSEE o los bancos, ofrecen sus tablas de cifras en forma de archivos de texto. Generalmente, en un fichero de este tipo, cada línea corresponde a un dato (por ejemplo, una operación en un extracto bancario). En cuanto a los diferentes campos (fecha, naturaleza de la operación, importe, etc.), son, según el caso, de anchos fijos (hablamos entonces de archivo SDF: Standard Data File), o separados por caracteres impuestos, a menudo la coma o el punto y coma.

Este es el caso, por ejemplo, de los archivos CSV (Comma Separated Numbers), que son proporcionados por muchas organizaciones. Además, muchos programas de software pueden exportar datos en formato CSV. Excel ofrece un Asistente de Importación muy eficiente: analiza el archivo a importar y divide los datos en columnas. Pero a menudo tienes que guiar a este Asistente.

Ilustramos esta manipulación con un caso de estudio real: un extracto bancario descargado del sitio web de BNP-Paribas (¡los importes han sido modificados!). Este archivo es del tipo SDF y se presenta como en el ejemplo de al lado.

Comience ejecutando Excel, luego baje el menú Archivo, Abrir. En la lista Tipo de archivo, seleccione Todos los archivos (*.*), seleccione el archivo y valide. Excel abre el Asistente de importación. Si su archivo es del tipo SDF, marque la opción Ancho fijo (este es el caso de nuestro extracto bancario). Por el contrario, si los campos están separados por un carácter especial (a menudo el punto y coma), marque Delimitado. El campo Iniciar importación en la línea NN le permite ignorar cualquier línea de encabezado del archivo a recuperar.

– Haga clic en Siguiente.

Si ha elegido la opción Ancho Fijo, Excel necesita que le ayude a cortar las filas en campos (columnas). La hoja de cálculo probablemente ya ha hecho un desglose analizando el archivo: por eso es que aparecen líneas verticales.

– Añada las líneas que faltan haciendo clic en la regla que se encuentra encima de los campos. En caso de error, puede mover las líneas arrastrándolas con el ratón.

– Si los campos están separados por espacios (como es el caso, en nuestro ejemplo, entre la fecha y la naturaleza de la operación), trace dos líneas entre estos campos, una a la derecha de la primera y otra a la izquierda de la segunda. Asegúrese de quitar cualquier espacio a la derecha de las columnas que contengan números. Para eliminar una línea innecesaria, haga doble clic en ella.

– Finalmente, haga clic en Siguiente.

En el siguiente paso, se especificará la naturaleza de los campos que se han aislado. Por defecto, Excel asigna el tipo Estándar a todas las columnas: el contenido (texto o número) será entonces determinado por el contenido de la columna: si este contenido comienza con un número o un signo menos (-), será considerado como un número.

– Puede mantener este tipo estándar con una excepción: la columna de fecha, para la cual las fechas en nuestro archivo de ejemplo están en formato AAAA/MM/DD (27/01/2009 para el 27 de enero de 2009) mientras que el formato por defecto es DD/MM/DD/AAAA.

– Debe especificarlo en Excel. Para ello, seleccione esta columna y, en el campo Formato de datos, verifique Fecha y seleccione el tipo (aquí AMJ para Año/Mes/Día). Advertencia: esta opción se refiere a la anotación de las fechas en el archivo que se está importando, no al formato de fecha que desea mostrar en la hoja (lo hará más tarde a través del menú Formato, Celdas).

– Haga clic en Finalizar.

Todo lo que tiene que hacer es eliminar columnas innecesarias, ajustar el ancho de las otras, cambiar el formato de la celda y guardar su hoja en formato Excel.

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