Menu

Paso 1 – Crear un formulario


Crear el formulario

1- Generar una plantilla en Word o Excel

Acrobat le permite crear un formulario desde cero. Pero generalmente es más fácil empezar desde un archivo existente. Cuando se importa, Acrobat lo analiza para identificar campos de entrada, casillas de verificación, etc. En Excel o Word, prepare el formulario introduciendo los elementos fijos (cabecera, nombres de campo)… Sin embargo, no es necesario dibujar marcos alrededor de los campos del formulario o crear botones: estos elementos se añadirán en Acrobat. Guarde el archivo y salga de Excel o Word. De vuelta en Acrobat, baje el menú Formularios, Inicie el asistente de creación de formularios.
Seleccione Documento electrónico existente y haga clic en Siguiente. Seleccione Importar un fichero de un sistema de ficheros. Haga clic en Examinar y seleccione el documento creado previamente con Word o Excel. Confirme con Abrir. Esta opción importará el documento previamente creado y lo transformará en un archivo PDF. Confirme con OK. En la página, los campos de formulario encontrados por Acrobat se muestran en el lado izquierdo de la pantalla.

2- Añadir campos de texto
Empezaremos con los campos Texto (Apellido, Nombre, Dirección…) porque son los más sencillos: no se realiza ningún control de entrada sobre ellos. Para facilitar el trabajo, aumente el tamaño de la pantalla girando la rueda del ratón mientras mantiene pulsada la tecla Ctrl. Haga clic en el botón Agregar campo y seleccione Campo de texto. Utilizando la retícula móvil, dibuje con el ratón un rectángulo que cubra el tamaño del área de entrada. En el campo de entrada, escriba el nombre del campo, por ejemplo Nombre Entrada. Haga lo mismo para añadir el campo Nombre.

3- Configurar un control de entrada
Para el campo Edad, se establecerán dos condiciones: la entrada sólo puede ser numérica. Además, el valor introducido debe estar entre 10 y 100, haga clic en Añadir campo y seleccione siempre Campo de texto. Nombre este campo Edad y haga clic en el enlace Mostrar todas las propiedades. La ventana que aparece permite definir los atributos de este campo. Active la ficha Formato y, en Categoría de formato, seleccione Número y especifique 0 decimales. Finalmente, active la ficha Validación, verifique el Rango de valores para este campo y especifique el valor mínimo (10) y máximo (100) para este campo. Finalmente, haga clic en Cerrar.

4- Añadir una lista desplegable
Siempre que sea posible, evite las respuestas abiertas (las que son libres de ingresar) y reemplácelas por respuestas cerradas, donde el usuario tendrá que elegir de una lista de respuestas. Esto evitará muchos errores de escritura. Este es el caso del campo Ubicación de vacaciones preferida. Haga clic en Añadir un campo y seleccione Lista desplegable. 1. Ponga un nombre al campo Lugares de vacaciones y haga clic en Mostrar todas las propiedades. En la ventana que aparece, active la pestaña Opciones. En el campo Elemento, escriba la primera de las posibles respuestas (por ejemplo Montaña) y haga clic en Añadir.
Repita la operación para cada una de las respuestas autorizadas. Si es necesario, utilice los botones Arriba y Abajo para cambiar el orden de los elementos. El elemento seleccionado actualmente será el elemento mostrado por defecto. Finalmente, haga clic en Cerrar. Tenga en cuenta que hay muchos otros tipos de campos que puede añadir a su formulario: casillas de verificación, botones de selección e incluso un campo para firmar electrónicamente el formulario.

5- Pruebe su formulario
Puede comprobar el funcionamiento de su formulario en cualquier momento, incluso si no está terminado. Para ello, haga clic en el botón Vista previa. A continuación, introduzca el contenido en los cuadros de texto y compruebe que las listas desplegables contienen todos los elementos especificados. Para volver a la pantalla de creación de formularios, haga clic en Editar presentación.

6- Cambiar el orden de las pestañas
Para pasar de un campo a otro, el ratón o la tecla Tab se utilizarán indistintamente. Puede modificar el orden en el que deben seguirse los campos. Esto es particularmente útil en un formulario en el que sólo se necesitan dos o tres campos no contiguos, como el nombre y la ciudad, ya que de esta forma se guardan muchos clics del ratón. En el área Campos de formulario de la izquierda, active las opciones Ordenar por, Orden de pestañas y, a continuación, Orden de pestañas, Orden manual y orden de pestañas, Mostrar números de pestañas.
En el panel izquierdo, arrastre los campos hasta obtener el orden deseado. Este orden es, por supuesto, independiente del orden de los campos que haya añadido a su formulario. Un número negro en cada campo le recuerda el número de secuencia de la pestaña. Vuelva a guardar el archivo. Su formulario está listo para ser distribuido.

Enviar el formulario y recoger las respuestas por correo electrónico

1- Elegir el método de respuesta adecuado
Existen dos formas principales de distribuir sus formularios y recoger información: o bien utiliza el correo electrónico -en este caso, recibirá los datos por correo electrónico- o bien utiliza el sitio web www.acrobat.com y puede consultar todos los resultados directamente. Es mejor optar por el método de correo electrónico si sólo recibe unas pocas respuestas por semana. Cada respuesta llegará directamente a la bandeja de entrada de su software de correo electrónico. Por otro lado, es mejor elegir el sitio de Acrobat si está organizando una encuesta grande (ver página siguiente). También es posible guardar los datos en un archivo en un sitio FTP o utilizar un sitio web. Sin embargo, los dos últimos métodos son más complejos de aplicar y tienen un valor limitado.

2- Distribuir el formulario
Haga clic en el botón Distribuir formulario. Si el archivo aún no se ha guardado o ha recibido cambios desde la última vez que se guardó, Acrobat le ofrece guardarlo. Ahora elegirá el método por correo electrónico para distribuir sus formularios. En la lista de la parte superior, seleccione Recopilar respuestas manualmente en mi bandeja de entrada y haga clic en Siguiente. Marque Enviar automáticamente utilizando Acrobat y confirme con Siguiente. Introduzca su dirección de correo electrónico y nombre si esta información nunca se ha definido en las preferencias de identidad de Acrobat. Se le pedirá que introduzca la lista de direcciones de correo electrónico de sus destinatarios (deben estar separadas por punto y coma). Utilice el botón A... para utilizar su libreta de direcciones. Modifique el mensaje predeterminado si es necesario y haga clic en Enviar. Su correo se envía a través de su buzón de correo.

3- Rellena el formulario
Los destinatarios reciben el formulario por correo electrónico y abren el archivo adjunto con Adobe Reader (9) o Acrobat. Todo lo que tienen que hacer es rellenar los diferentes campos del formulario. Una vez completado este paso, simplemente haga clic en el botón Enviar formulario que se encuentra en la barra de herramientas. El destinatario indica su dirección de correo electrónico y su nombre, y luego lo valida mediante el envío. A continuación, se genera un correo electrónico que contiene los datos del formulario como un archivo adjunto.

4- Recopilar las respuestas
Acaba de recibir un mensaje de respuesta en su bandeja de entrada. Simplemente haga clic en el archivo PDF para ver los resultados. Acrobat sugiere entonces que añada los datos a un archivo existente (con el nombre del archivo original seguido de _respuestas) o que cree un nuevo archivo. Seleccione la primera opción y confirme con OK. Usted hará lo mismo con las demás respuestas que reciba.

5- Mostrar los resultados
La ventana de respuesta se muestra automáticamente. Puede volver a ella en cualquier momento haciendo clic en el menú Formulario, Seguimiento de formularios: aparece la lista de formularios gestionados por Acrobat. Encontrará información completa en los cuestionarios que ha distribuido. Haga clic en uno de ellos: en el panel derecho, puede leer los nombres de las personas a las que se envió y la lista de los que respondieron.
Podrá enviar fácilmente recordatorios a aquellos que aún no hayan completado el formulario. Para acceder a las respuestas, haga clic en el enlace correspondiente. La ventana de visualización de resultados muestra, por defecto, la lista de respuestas en forma de tabla. Utilice los tres primeros iconos de la parte superior para cambiar al modo Lista (las respuestas se presentan línea por línea) o al modo Vista previa (se muestran los archivos de respuesta uno por uno, viendo el PDF completo). También puede filtrar las respuestas según los criterios relacionados con los resultados de un campo.

6- Exportar los datos
La interfaz de Acrobat es muy conveniente para la presentación de datos, pero esto no es necesariamente suficiente. Afortunadamente, es posible exportar los datos para procesarlos en otro software como Excel. Para ello, en el área izquierda, haga clic en el menú Exportar y seleccione Exportar todo. Acrobat le permite elegir entre el formato CSV o XML. Elija el formato CSV y valídelo con Save para poder abrirlo inmediatamente en Excel.

Recopilar respuestas a través de acrobat.com

1- Distribuir el formulario
Si espera un gran número de respuestas, le recomendamos que utilice el espacio en línea proporcionado por Adobe. Haga clic en el botón Distribuir formulario. Si el archivo aún no se ha guardado o ha recibido cambios desde la última vez que se guardó, Acrobat le ofrece guardarlo. En la primera pantalla del asistente, seleccione Descargar y organice automáticamente las respuestas a través de Acrobat.com y haga clic en Siguiente. Se le pedirá que proporcione su ID y contraseña de Adobe si aún no lo ha hecho. Se le pedirá que introduzca la lista de direcciones de correo electrónico de sus destinatarios. Si es necesario, modifique el mensaje por defecto. Tenga en cuenta que el archivo no está incluido en el mensaje, sólo se indica un enlace para obtenerlo. Haga clic en Enviar. Acrobat.com envía un mensaje directamente a los destinatarios.

2- Utiliza el formulario
Por esta razón, sólo estamos dirigiendo este punto 02 a uno de sus destinatarios. Acaba de recibir un correo electrónico. Haga clic en el enlace que contiene para acceder al espacio compartido de Acrobat.com: haga clic en el botón Descargar para visualizar el formulario en Adobe Reader (9) o Acrobat. Introduzca los datos solicitados y valídelos haciendo clic en Enviar formulario. Los datos se transmiten directamente al sitio web de Acrobat.com (y no por correo electrónico).

3- Mostrar los resultados
A diferencia del envío por correo electrónico, no se le notifica automáticamente cuando llega una nueva respuesta al sitio de Acrobat: debe iniciar el software y desplazarse por el menú Formulario, Seguimiento de formularios para comprobar si hay actualizaciones (a menos que habilite el icono de notificación en la barra de estado de Windows). Haga clic en el nombre del formulario y luego en Mostrar respuestas. Por último, si ya no desea que se utilice este formulario, simplemente haga clic en la opción Detener la recopilación de información: el formulario se desactivará en Acrobat.com.

Leave a reply


Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *