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Paso 3 – Crear un documento de varias personas


Elaborar un documento revisable

1- Aceptar la adición de comentarios
Si utiliza Adobe Acrobat, a menos que el documento esté específicamente restringido, puede crear comentarios. Sin embargo, en Adobe Reader, esta opción está desactivada de forma predeterminada. Sin embargo, casi todos los PDFs que circulan por Internet están bloqueados para que no se puedan hacer comentarios en Reader. Para habilitar la opción, debe, con Acrobat Pro, utilizar el menú Comentarios, Habilitar la función de comentarios y análisis en Adobe Reader. A continuación, guarde el documento como un nuevo archivo PDF. El documento ahora aceptará anotaciones en Adobe Reader. Por otra parte, algunas acciones, como las modificaciones por parte de terceros, la cumplimentación de un formulario o el montaje de documentos, ya no serán posibles. Para reactivar estas funciones, grabe el documento con un nuevo nombre, mediante el menú Archivo, Grabar una copia.

2- Enviar el documento por email
Abra su documento, luego baje el menú de Comentarios, Adjuntar para revisión por correo electrónico. Si se le solicita, introduzca la información en el cuadro de diálogo Configuración de identidad y confirme con Aceptar y Siguiente. Introduzca las direcciones de correo electrónico de los revisores (las direcciones deben estar separadas por punto y coma). Para recibir comentarios directamente, agregue su propia dirección a la lista. Cuando la operación haya finalizado, haga clic en Siguiente para obtener una vista previa del mensaje que se enviará. Modifíquelo si es necesario y, a continuación, haga clic en Enviar invitación. Una copia del documento PDF se envía a los revisores como archivo adjunto.

3- Comentario sobre el documento
Cuando un revisor abre el archivo adjunto en PDF, se muestran las herramientas de comentarios y las instrucciones. Todo lo que tiene que hacer es crear notas, revisiones de texto, resaltar un pasaje, formas, un dibujo a mano alzada o flechas usando los iconos de la barra de herramientas.

4- Firmar un documento para aprobarlo
Antes de publicar un documento, desea que varias personas lo validen con una firma electrónica. Para ello, pida a sus revisores que «sellen» el documento. Para ello, simplemente utilizan la flecha a la derecha del icono Buffers y seleccionan, por ejemplo, Dynamic Buffers, Approved.

5- Enviar comentarios
Una vez completadas las anotaciones, el corrector debe hacer clic en el botón Enviar comentarios para enviar automáticamente un correo electrónico a todos los revisores y, a continuación, validar con el botón Enviar.

6- Fusionar revisiones
Cuando reciba un archivo comentado por correo electrónico, simplemente ábralo (desde el correo electrónico): Acrobat le ofrece automáticamente fusionarlo con el archivo original. Haga clic en para abrir la versión principal del documento PDF e incorporar todos los comentarios en él. Puede comprobar las anotaciones utilizando la ventana de comentarios, que también se puede mostrar en la barra de herramientas Comentarios y Anotaciones mediante el icono Mostrar, Mostrar lista de comentarios. Haciendo clic en el símbolo + a la izquierda de un comentario, puede mostrar información adicional como el nombre del revisor o la hora del cambio.
Si no está interesado en un comentario, elimínelo con el icono de la papelera. La casilla de verificación situada delante de cada anotación le permite marcarlas para que sean más fáciles de encontrar. Del mismo modo, el estado permite indicar si un comentario ha sido aprobado, realizado, rechazado… Finalmente, guarde su documento (Ctrl + S). Haga lo mismo con todos los archivos de comentarios que recibirá.

7- Exportar comentarios
Para cada página, puede sintetizar fácilmente los comentarios con el documento principal utilizando el menú Comentarios, Resumir comentarios. Acrobat creará un nuevo documento (no vinculado al anterior) con toda la información. Si es necesario, puede grabarlo o imprimirlo. También puede exportar comentarios a un documento de Word utilizando el menú Comentarios, Exportar comentarios a Word. A continuación, se le pedirá que elija el documento PDF que desea exportar, así como el documento de Word que es la fuente del documento PDF. Acrobat intentará devolver los comentarios que se han hecho al texto original.

Trabajar con varias personas simultáneamente en el mismo documento

1- Abrir una sesión de colaboración en directo
Acrobat incluye ahora una herramienta para revisar un archivo PDF con uno o más usuarios remotos a través de Internet. En una sesión de colaboración, todos los participantes ven el mismo documento (y la misma página del documento) al mismo tiempo. Para iniciar una sesión de este tipo, debe tener Acrobat 9. Sin embargo, Adobe Reader 9 es suficiente para participar.

2- Informar a sus empleados
Primero guarde el archivo. A continuación, baje el menú Archivo, Colaborar, Enviar y Colaborar en directo. Si aparece la página de introducción, haga clic en Siguiente. Si se le solicita, introduzca su ID de Adobe (consulte la página introductoria) y su contraseña, o cree un ID si no dispone de uno. Confirme con Siguiente. Si ya ha iniciado sesión en Acrobat en www.acrobat.com, este paso no aparece. Aparecerá una ventana de escritura de correo electrónico. Introduzca las direcciones de correo electrónico de las personas a invitar (coloque un punto y coma entre cada dirección). A continuación se muestra el mensaje que se enviará a sus corresponsales. Elija enviar el archivo por correo electrónico (es el más fácil) y luego valídelo haciendo clic en Enviar.

3- Unirse a una sesión
Acaba de recibir un mensaje invitándole a participar en una sesión de colaboración en directo. Haga clic en el enlace para ver Acrobat.com. Un mensaje le indica que este archivo está compartido. Haga clic en el botón Descargar para que Acrobat (o Reader) se inicie y detecte automáticamente que se trata de una solicitud de colaboración. A continuación, se le invita a iniciar sesión como invitado (simplemente introduzca su nombre) o utilizando su ID de Adobe (y contraseña). El uso del ID de Adobe no es necesario en esta situación, ya que el modo Invitado le ofrece las mismas opciones.

4- Compartir en directo
Una vez iniciada la sesión, puedes chatear en vivo con los demás participantes. Para ello, utilizará el área de conversación. Puede compartir su lectura del documento para que todos los participantes tengan la misma vista (misma página, mismo nivel de zoom…). Para ello, haga clic en el botón Compartir página de inicio. Para finalizar esta función, haga clic en el botón Detener el uso compartido de la página. Por supuesto, también puede añadir comentarios, burbujas o cualquier otro elemento, como se ha visto anteriormente. Todas estas anotaciones serán inmediatamente visibles para todos los empleados.

5- Finalizar la sesión
Cualquiera puede salir o volver a la sesión de colaboración en cualquier momento. Por otra parte, sólo el creador del documento puede decidir si desea poner fin a esta colaboración. Para ello, haga clic en el icono del engranaje en el área de colaboración (Opciones). Elija la opción Desactivar conversación y compartir página en todas las copias. Finalmente, guarde el documento final.

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