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Paso 4 – Edite un archivo PDF


Cambiar y añadir texto

Editar un documento PDF no es tan sencillo como parece. De hecho, si todo está diseñado para anotar un documento fácilmente, las modificaciones reales son mucho más limitadas. Utilice el menú Herramientas, Modificaciones avanzadas para mostrar la barra de herramientas Modificaciones avanzadas. Para editar un texto existente, haga clic en el icono Edición de texto (sexto icono). Encontrará que normalmente sólo puede hacer correcciones menores que, en particular, no producen un salto de línea para no retrasar toda la presentación. También puede utilizar esta herramienta para crear un nuevo bloque de texto: para ello, active la herramienta Edición de texto si no está activada. A continuación, haga clic manteniendo pulsada la tecla Ctrl en la ubicación en la que desea insertar el texto. En el cuadro de diálogo que aparece, seleccione la fuente y el modo que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar. Introduzca el nuevo texto. Si desea cambiar el tamaño, la fuente (y sus atributos: negrita, cursiva) o el color, seleccione el texto que desea cambiar y, a continuación, haga clic con el botón secundario en la selección. Elija el comando Propiedades: realice los cambios y confirme haciendo clic en Cerrar. Si necesita mover todo el bloque de texto, utilice la herramienta de edición de objetos (véase el párrafo sobre la inserción de una imagen).

Añadir texto con la herramienta de máquina de escribir

La herramienta Máquina de escribir le permite rellenar rápidamente un documento añadiéndole texto en cualquier lugar. Por lo tanto, es muy adecuado para documentos en papel que han sido escaneados y guardados en formato PDF, sin campos interactivos. Este es el caso, en particular, de la mayoría de las formas oficiales del tipo Cerfa.

1- Insertar texto
Desplácese hacia abajo en el menú Herramientas, Máquina de escribir, Mostrar la barra de herramientas de Máquina de escribir. A continuación, haga clic en el icono de la máquina de escribir. Haga clic en el lugar donde desea insertar el texto e introdúzcalo. Para cambiar las propiedades del texto, selecciónelo y utilice una de las siguientes herramientas de la barra de herramientas de Máquina de escribir. Puede Reducir el tamaño del texto o Aumentar el tamaño del texto, Reducir el espaciado de línea o Aumentar el espaciado de línea.

2- Mover un bloque
Para mover o redimensionar el bloque de texto escrito en la máquina de escribir, asegúrese de que el modo Máquina de escribir esté siempre activo. Haga clic fuera del bloque de escritura y luego haga clic de nuevo en el bloque. A continuación, se selecciona en su totalidad. Deslícelo o mueva una de sus esquinas. Para volver a editar el texto, haga doble clic en el texto. Tenga en cuenta que esta opción también existe en Adobe Reader: sin embargo, el autor del documento debe permitir explícitamente su uso. Para ello, abra el archivo PDF en Acrobat, seleccione Herramientas, Máquina de escribir, Habilitar la herramienta Máquina de escribir en Adobe Reader y guarde el documento.

Eliminar o añadir páginas

1- Dividir un PDF en varias partes
Abra el documento que desea dividir y, a continuación, desplácese por el menú Documento, Extraer páginas. Especifique las páginas que desea extraer y confirme con Aceptar. Se crea un nuevo documento utilizando estas páginas. Para eliminar uno o más de ellos, utilice el comando Documento, Eliminar páginas.

2- Agrupar varios PDFs en uno sol
o

También puede insertar todas las páginas de otro PDF (pero también de un documento de Word, Excel…) en el documento actual. Para ello, utilice el comando Documento, Insertar páginas, Desde un archivo. Seleccione el archivo y confirme con Abrir. Acrobat le sugiere entonces que inserte el archivo antes o después de la página actual. Si es necesario, modifíquela y confírmela con OK. Las páginas se insertan inmediatamente.

Insertar y editar una imagen

1- Añadir una imagen
Por ejemplo, ha escaneado su firma y desea incorporarla al documento. Haga clic en el icono Edición de objetos en la barra de herramientas Modificaciones avanzadas. Haga clic con el botón derecho del ratón en la página y elija el comando Colocar imagen. Puede importar imágenes en formatos BMP, GIF, JPEG, PCX, PNG o TIFF. Seleccione el archivo de imagen y haga clic en Abrir. La imagen aparece en el centro de la página, con la misma resolución que el archivo original.

2- Mover y redimensionar un objeto
Haga clic en el objeto con la herramienta Retoque de objetos. Un simple arrastrar y soltar le permite cambiar la posición del objeto dentro de la página. Sin embargo, para mover un objeto de una página a otra, tendrá que cortarlo y pegarlo en la nueva página. Las asas alrededor del objeto facilitan el cambio de dimensiones.

3- Cortar un objeto
Como el objeto todavía está seleccionado, haga clic con el botón derecho del ratón sobre él y seleccione Punto de corte. Al mantener el puntero sobre la selección, aparece el icono de recorte. Arrastre una manija de selección en una de las esquinas en la dirección deseada hasta que el rectángulo de corte muestre los resultados deseados. Por último, haga clic dentro de la selección para validar. El menú contextual, accesible con el botón derecho del ratón, le permite realizar otros cambios, como simetrías, rotaciones….

4- Rehacer una imagen
Es posible modificar directamente una imagen insertada en un documento lanzando el software de edición de su elección. De forma predeterminada, la herramienta de edición de objetos ejecuta Adobe Photoshop (si está instalado) para permitirle trabajar con imágenes y objetos. Para utilizar otro programa, especifíquelo desplazándose por el menú Edición, Preferencias y haciendo clic en Editar en la lista de la izquierda. Haga clic en Select Image Editor (para imágenes de mapa de bits) o Select Page / Object Editor (para imágenes vectoriales) y, a continuación, busque el software deseado en el disco duro. Confirme con OK. Seleccione la imagen de nuevo utilizando la herramienta de edición de objetos y haga clic con el botón derecho del ratón sobre ella: elija el comando Editar objeto. Realice las modificaciones necesarias. Todavía en la aplicación de retoque, usando el menú Archivo, guarde la imagen y luego salga del editor. La imagen se actualiza automáticamente y se muestra en el documento PDF.

Reducir el peso de un PDF

1- Comprueba el tamaño del archivo
Un PDF que contiene muchas imágenes es a menudo particularmente grande. De hecho, por defecto, Acrobat mantiene todas las imágenes en su máxima resolución. Dependiendo de cómo utilice el PDF, es posible reducir este tamaño. Por lo tanto, un archivo destinado a ser publicado en la Web puede reducirse considerablemente, mientras que otro archivo que se va a imprimir debe retener imágenes de alta calidad. Los ahorros de espacio más significativos se logran comprimiendo imágenes, eliminando fuentes incrustadas y eliminando elementos obsoletos del archivo. Así, cada vez que se guarda el archivo, Acrobat añade los cambios al final del archivo, lo que aumenta su tamaño innecesariamente (una copia de seguridad utilizando el comando Guardar como le permite reducir el tamaño de un archivo sin causar ninguna pérdida de calidad). Pero estas mejoras son sólo superficiales. Para ahorrar aún más espacio, abra el menú Opciones avanzadas, Optimización de PDF. Antes de optimizar un archivo, se recomienda comprobar cuánto espacio ocupa en el disco duro. Haga clic en el botón Comprobar el uso del espacio. Obtendrá un informe que muestra los porcentajes de los diferentes tipos de datos (imágenes, flujos de contenido, fuentes, sobrecarga de documentos, etc.): esto le dará algunas ideas para optimizar el archivo. A continuación, confirme con OK.

2- Reducir la compatibilidad
En la lista Hacer compatible con, seleccione Mantener existente para mantener la versión PDF actual o seleccione una versión de Acrobat. Contrariamente a lo que parece lógico, cuanto más reciente sea la versión, menor será el tamaño del archivo. Por supuesto, adapte su elección según la versión de Reader disponible para sus usuarios.

3- Comprimir las imágenes
Marque la casilla Imágenes en la lista de la izquierda. Si su documento no requiere una alta calidad de impresión, puede comprimir las imágenes en color y en blanco y negro. Elija un submuestreo bicúbico a 150 dpi, para imágenes por encima de 225 dpi, utilizando compresión JPEG 2000 de calidad media (o incluso baja) utilizando una tesela de 256 píxeles. Para imágenes monocromas, se recomienda un submuestreo bicúbico de 200 dpi para imágenes de más de 300 dpi con compresión JBIG2 con pérdida de datos. Por último, deje marcada la casilla de verificación Optimizar imágenes sólo cuando reduzca el tamaño. Si el PDF incluye ilustraciones con áreas transparentes, marque la casilla Transparencia en la lista de la izquierda y seleccione la configuración preestablecida Alta resolución.

4- Evitar fuentes
Si no es necesario que su PDF sea perfectamente idéntico al documento fuente, marque la casilla Fuentes y elija no incrustar las fuentes. Para ello, seleccione una o más fuentes de la lista Fuentes incrustadas y haga clic en el botón Desincrustar. La opción Crear conjuntos parciales de todas las fuentes incrustadas le permite reducir el tamaño de las fuentes incrustadas conservando sólo los caracteres utilizados. Al leer, Acrobat (o Reader) tratará de reemplazar las fuentes que faltan por las que más se parecen a ellas.

5- Limpiar el archivo
En el panel Ignorar datos de usuario, active la casilla Ignorar el contenido de capas ocultas y aplane las capas visibles. Luego, en Limpieza, marque todas las casillas y elija Comprimir todo el archivo. Finalmente, confirme con OK.

6- Guardar una copia del documento
Reducir el peso de un PDF no es una operación cancelable. Por lo tanto, Acrobat le invita a elegir un nuevo nombre de archivo para esta optimización. Es aconsejable no borrar nunca el archivo PDF original para realizar más optimizaciones o cambios en el documento en una fecha posterior. Introduzca el nuevo nombre y confirme con Guardar.

Convierta un PDF en un documento de Word o Excel

¿Desea poder retocar completamente un archivo? Las herramientas de retoque, en estas condiciones, son totalmente insuficientes. Acrobat ofrece exportar un PDF en formato Word. Pero esta operación está lejos de funcionar correctamente con todas las fuentes. Para usarlo, baje el menú Exportar, Documento Word. Introduzca el nombre del archivo Doc y haga clic en Configuración. Ahora debe seleccionar una de las dos opciones siguientes. Lo más importante es que todo el texto del documento esté en el mismo marco, de modo que pueda repaginarlo como desee.

O bien desea mantener el diseño de las páginas. En este caso, Acrobat creará varios bloques de texto por página para alinearlos con precisión a su posición inicial. Confirme con OK y luego Grabar. Usando Word, compruebe el resultado. Encontrará que con documentos complejos que contienen, por ejemplo, marcos o tablas, la exportación no siempre es correcta. Tenga en cuenta que hay varios programas de software reservados para esta operación. La más fácil de usar (y gratuita) está disponible en línea en www.pdftoword.com.

Para transformar un PDF que representa una tabla, utilice www.pdftoexcelonline.com para convertirlo a formato Excel. En ambos casos, sólo tiene que seleccionar el archivo PDF en su disco e introducir su dirección de correo electrónico: recibirá el resultado directamente en su correo electrónico unos minutos más tarde.

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